Formelt og personligt brev - En guide til dig

Du har måske hørt om forskellen på formelt og personligt brev i danskundervisningen. Men hvad er det lige, der gør forskellen? Og hvordan ved man, hvordan man eksempelvis skriver et officielt brev eller en klage?

Det er nyttigt at vide, nøjagtigt hvordan man skal bære sig ad, så læs med her, og bliv klogere på forskellen mellem et formelt brev og et personligt brev. Det er nemlig ikke de samme sproglige virkemidler, der virker altid. Man må formulere sig efter sin modtager. Hvis du ellers føler, at du har brug for lidt ekstra lektiehjælp i dansk, så står GoTutor klar til at hjælpe dig!

Hvad er et formelt brev?

Formelle breve anvendes i professionelle og officielle sammenhænge til at kommunikere med myndigheder, virksomheder, institutioner eller andre formelle modtagere. De har forskellige formål, såsom at ansøge om job eller at anmode om information. Vi har lavet en liste med nogle vigtige kendetegn ved et formelt brev og guidelines, til hvad du skal tage højde for, hvis du skal skrive sådan et:

• Inddrag både oplysninger om modtager og afsender
  I et formelt brev er det vigtigt, at der bliver indskrevet både oplysninger om, hvem du er som afsender, og hvem modtageren på dit brev er. Dette er for at mindske misforståelser og forvirring i kommunikationen. 
  
  

• Struktur:
  Et formelt brev følger normalt en standardiseret struktur, der omfatter:

  • En overskrift
    

  • En indledning
    

  • Hovedteksten
    

  • En afslutning 
    

  • En høflig hilsen
    
    

• Sprogbrug:
  Sproget i et formelt brev er høfligt, respektfuldt og professionelt. Du skal, når du skriver et formelt brev, derfor sørge for at bruge en formel tone og undgå slang, uformel tone eller upassende udtryk.

  Det er vigtigt, at du formulerer dig, efter hvem din modtager er, og hvad modtageren skal have ud af dit brev.
  
  Husk ikke at inddrage følelser eller overdrevne formuleringer i dit formelle brev. Formelle breve skal vise, at man som afsender er respektfuld over for modtageren af brevet, selvom man ikke kender modtageren personligt. Formelle breve udtrykker høflighed over for modtageren, selvom brevet indeholder en anmodning eller klage.
  
  

• Korrekt grammatik og stavning:
  Formelle breve forventes at være korrekte med hensyn til grammatik og stavning. Det er også vigtigt at have styr på kommareglerne på dansk, når du skriver et formelt brev. Derfor er det vigtigt at redigere og korrekturlæse brevet omhyggeligt, før det sendes.
  
  

• Præcis kommunikation:
  Formelle breve er normalt præcise og klare i deres sætningskontruktion. Du skal derfor undgå unødvendige detaljer eller uklarheder. Sørg for at hurtigt at formulere dine argumenter eller synspunkter på en konkret måde, så pointerne ikke kan misforstås. Undgå fyld eller længere beskrivelser.

Hvornår skriver man et formelt brev?

• Ansøgninger om job
  

• Klager til virksomheder eller myndigheder
  

• Officielle anmodninger om information
  

• Brev til faglige kontakter
  

• Brev til myndigheder eller institutioner
  
  

Formelle breve er et vigtigt kommunikationsværktøj i professionelle og administrative sammenhænge, og det er afgørende at kunne skrive dem korrekt og hensigtsmæssigt, når det er nødvendigt.

Hvad er et personligt brev?

Et personligt brev er en skriftlig meddelelse, der bruges til at kommunikere personlige tanker, følelser, oplysninger eller anmodninger til venner, familie, bekendte eller andre personlige kontakter. Indholdet i et personligt brev kan variere afhængigt af formålet med brevet og forholdet mellem afsenderen og modtageren. Derfor er det også en fordel at kende til kommunikationsmodeller. Her er nogle typiske elementer, der kan inkluderes i et personligt brev:

• Hilsen og personlig tone:
  Begynd brevet med en høflig hilsen, der er passende for forholdet mellem dig og modtageren. Tonen i et personligt brev er normalt mere afslappet og præget af følelser og tanker end i et formelt brev.
  
  

• Indledning:
  Start dit brev med en indledning, hvor du måske nævner den seneste kontakt eller en anledning til at skrive brevet. Dette skaber en forbindelse mellem dig og din modtager.
  
  

• Hovedtekst:
  Hovedteksten er det centrale indhold i brevet, hvor du kan udtrykke dine tanker, følelser eller oplysninger. Du kan diskutere personlige oplevelser, livsbegivenheder, bekymringer, glæder, planer eller andet relevant. Det er her, hvor du beskriver årsagen til, at du skriver brevet.
  
  Hvis intentionen med brevet er specifikke anmodninger eller oplysninger, skal du sørge for at udtrykke dem klart og præcist. Det kan eksempelvis være at du skal bede om råd, bede om hjælp eller dele vigtige nyheder.
  
  

• Personlige anekdoter:
  Et personligt brev indeholder somme tider personlige anekdoter, historier eller minder, der kan være relevante for emnet eller styrke forholdet mellem afsenderen og modtageren.
  
  

• Følelsesmæssig appel - patos
  Du kan udtrykke dine følelser i et personligt brev. Dette kan omfatte kærlighed, taknemmelighed, sympati eller enhver anden følelse, der er relevant for brevet. Appelformen patos kan benyttes i denne sammenhæng.
  
  

• Afslutning: Afslut brevet med en passende afslutning og en høflig afsked. Du kan inkludere dine ønsker for modtageren eller en invitation til at svare.
  
  

• Underskrift:
  Underskriv brevet med dit navn eller din personlige underskrift.
  
  

• Dato:
  Datoen placeres normalt øverst i brevet som en reference til, hvornår brevet blev skrevet.

Hvornår skriver man et personligt brev? 

• Breve til venner og familie
  

• Kærlighedsbreve
  

• Takkebreve
  

• Julekort
  
  

Husk, at indholdet og tonen i et personligt brev kan variere betydeligt afhængigt af situationen og forholdet mellem dig og modtageren. Det vigtigste er at være ærlig, autentisk og hensigtsmæssig i din kommunikation.

Hvad er forskellen på et formelt og et personligt brev?

Et formelt brev og et personligt brev adskiller sig i formål, struktur, sprogbrug og tone. Her er nogle af de væsentligste forskelle mellem de to typer breve:

Formål:

• Formelt brev: Formelle breve anvendes typisk i professionelle og officielle sammenhænge. De bruges til at kommunikere med myndigheder, virksomheder, institutioner, ansøge om job, klage over en service eller udføre forretningsmæssige transaktioner.
  
  

• Personligt brev: Personlige breve bruges til at kommunikere med venner, familie, bekendte og andre personlige kontakter. De kan indeholde personlige oplysninger, følelser, anekdoter og generel samtale.
  
  

Komposition og sprogbrug

• Formelt brev: Et formelt brev følger normalt en standardiseret komposition med en høflig hilsen, en indledning, hovedteksten, en afslutning og en høflig afslutning. Der er normalt en klar og præcis opdeling mellem disse sektioner.
  Sprogbrugen i formelle breve er høflig, respektfuld og professionel. Der bruges normalt ikke slang eller uformel tone.
  
  

• Personligt brev: Et personligt brev kan have en mere afslappet struktur og kan mangle de formelle sektioner. Det kan begynde mere uformelt og have en struktur, der minder mere om en samtale. Der er derfor mere frie tøjler, hvad angår sætningskontruktion. Der er både plads til stillistiske virkemidler som billedesprog, symbolik og retoriske spørgsmål. Slang og uformelle vendinger er mere acceptable, da tonen er mere venlig og uformel.
  
  

Det er vigtigt at vælge den rette brevtype afhængigt af dit formål og og den målgruppe, som skal modtage dit brev. At forstå forskellen mellem formelle og personlige breve kan hjælpe dig med at kommunikere effektivt i forskellige situationer.